【問題社員】【退職勧奨】【就業規則改訂】二代目社長の指示に従わないなど、勤務態度に問題がある社員を退職勧奨により退職させた事例～退職勧奨を行う際の注意点～

１．相談の概要

物産展業の会社の社長様からのご相談です。
社長の指示に従わず、反抗的な態度を取ったり、就業時間中に無断で長時間席を外すなど、勤務態度に問題のある社員がいます。何度も指導をしたり、改善を求めましたが、一向に態度を改めてくれません。

他の社員からも、「●●さんの尻拭いで残業が増えた」、「あんなに席を外してサボっているのに、給料は満額もらえるのを見るとやる気がなくなる」などとクレームが多々あり、困っています。
退職を勧めたいのですが、どのように話を進めて行けば円満に退職してもらえるのでしょうか？

社長様と担当者様は、これまで退職勧奨･退職勧告の経験がないため、初めて行う退職勧奨の進め方について、三輪知雄法律事務所にご相談にいらっしゃいました。

２．｢問題社員｣に円満に退職勧奨を行う際の注意点とは?

問題社員とは？

昨今、｢協調性がない｣、｢他の社員が受け入れていることを当然のように反発し、権利主張する｣、｢上司の指示に従わない｣といったような問題があり、しかも、会社が指導してもなかなか改善することがない従業員のことを｢問題社員｣、｢モンスター社員｣と呼ぶことがあります。

会社において、このような｢問題社員｣、｢モンスター社員｣への適切な指導や注意が行われないまま放置されると、他の従業員が｢問題社員｣などと関わりあうことを暗に避けようとするため、ますます｢問題社員｣などの行動がエスカレートすることがあります。

｢問題社員｣に退職勧奨を行う必要性

社長や上司が、｢問題社員｣への対応に苦慮するなどして、｢問題社員｣を放置し、職場環境が悪化しますと、会社に協力的で、しっかり仕事をしてくれる社員の退職につながってしまう危険もあります。

そこで、会社としては、この｢問題社員｣、｢モンスター社員｣に退職してもらうことを検討することになります。会社側から従業員に退職を勧める、促すことを退職勧奨、または退職勧告と呼びます。

退職勧奨･退職勧告は、あくまで会社側から、任意で従業員に退職を勧める行為ですので、適切な方法と態様で行わないと後々問題になることがあります。

退職勧奨を行う際の注意点3点

本件の相談を受け、三輪知雄法律事務所の担当弁護士は、まず、後々問題にならないように、退職を勧める際の注意事項を丁寧にアドバイスしました。以下の３点が、退職勧奨を行う際の重要な注意点となります。

以下、ご説明します。

注意点１：退職勧奨をする際の、上司の人数や雰囲気など

問題社員1名に対して、会社側の人員数は2名程度とします。
1対1だと、後で言った言わないの争いが起きたり、強制、脅迫されたと反論される可能性がありますので、複数での対応が望ましいです。

一方で、会社側の人数が多すぎると威圧感を与える可能性があり、裁判で退職を強要されたなどと主張され、違法な退職勧奨となり、退職が無効とされたケースもありますので、大人数対｢問題社員｣の構図は避けるようにします。

退職勧奨は、従業員の自由意思による退職を促すものなので、従業員を中傷したり、「退職しなければ解雇にする」などの発言で退職に追い込むことは絶対にやめましょう。
後日、不当な発言の録音証拠が裁判に提出されるきっかけとなるばかりで、何も良いことはありません。過去の裁判では、このような乱暴な発言により、退職は無効とされた判決もあります。

注意点２：退職勧奨の1回の所要時間や行う時間帯、場所について

1時間を超えるような長時間は避けます。1回の所要時間は、30分～1時間程度に留めるようにします。長時間で行うと、「監禁状態だった」「長時間に渡って退職するよう説得され続けて退職すると言わざるをえない状況だった」などと裁判で主張され、せっかく問題社員の側が退職を認めても退職が裁判で無効とされる危険があります。

また、退職勧奨は、必ず就業時間内に、会社内で行うようにしてください。就業時間外だと、残業代の請求をされるなどトラブルの元になりかねません。やむを得ず社外で行う場合は、喫茶店など、第三者の目がある場所で行うようにしてください。

社外は、他の社員の目がないため、本当は短時間だったものを長時間と主張されたり、怒鳴られたなどと嘘をつかれトラブルになる危険があります。喫茶店などであれば、第三者の目もあり、そもそもそのような虚偽の発言を誘発する可能性が少ないといえます。また、注文品のレシートなどで時間の立証も可能です。

注意点３：回数は３、４回程度を限度とする

退職勧奨を行う面談の回数は、数回程度に留めてください。
4ヶ月間に13回、退職勧奨した事案で、不法行為に当たるとした裁判例があります。
明確に退職を拒否されたら、それ以上は退職を勧めないようにしてください。

３．退職勧奨は、解雇とは異なり、問題社員の側に退職するか否かの決定権がある

退職勧奨を行う会社は、問題社員が退職に応じやすい状況を作る必要がある

上記のとおり、退職勧奨は、あくまで会社側から従業員に退職を促す行為ですので、従業員の退職を強制する｢解雇｣とは異なり、問題社員に退職を強制することはできません。
退職勧奨は、問題社員の側に、退職に応じるかどうかを決定する権利があります。

したがって、退職勧奨を行う会社側としては、問題社員が納得できる内容や条件を提示し、退職に応じやすい状況を作る必要があります。

問題社員が退職に納得できる内容や条件とは？
退職勧奨には、経済的な条件提示と、証拠に基づく客観的な指摘が必要である

問題社員が退職に納得できる内容や条件とは、どのようなものでしょうか。以下の２点が考えられます。

ポイント１：通常より多い退職金の支払など経済的に有利な条件提示

問題社員が、退職に納得できる条件で重要なのは、まずは、今退職に応じれば、このまま会社に居続けるよりも有利だと判断してもらうことです。

本件においても、三輪知雄法律事務所の担当弁護士と社長で協議し、問題社員に会社が提示できる退職条件を考え、退職金を通常より多めに出すという方針を決定しました。

ポイント２：証拠に基づく客観的な指摘

有利な条件提示に加えて、｢問題社員｣の問題行動を客観的な証拠に基づき指摘し、人事評価の観点から、会社にこのまま居続けることが｢問題社員｣にとって不利であり、退職した方が有利になることを主張することが考えられます。

例えば、従業員が、いつも社長の指示に対して、不機嫌な態度をとるとか、｢勤務態度が悪い｣というご相談は、話を聞いた弁護士も共感できるところは多いのですが、反面、仕事の指示や会社のルール違反という観点からみれば、上司の主観的、個人的な評価に留まるという見方もできてしまうところです。

また、「勤務態度の悪さ」が認められた時点、直後に、会社や上司が何も指導や指摘をしていなかったり、そもそも、そのような従業員の行動が、客観的な証拠や裏付けを欠いたものであれば、｢私はそのようなことはしていません｣という反論をされてしまう可能性もあります。したがって、そのような内容を前提に退職を勧めても、従業員が応じる可能性は少ないといえます。

一方で、例えば、上司の指示に従業員が従わないとか、職場のルールに違反したなどの行為があり、従業員のそれらの行為が、客観的な証拠に基づいたものであれば、従業員としては反論はできません。職場での不正行為であれば、なおさらそうなります。

従業員に対し、上司から注意･指導したにもかかわらず、改善がなされなかったのであれば、今後、会社にいる限り、同様の指導が続くだけであり、本人も周囲も、前向きな気分で会社に所属し、仕事を行うことは難しいことを説明し、通常の退職よりも有利な条件提示も同時に行って、他の会社への転職を促すなどの形で、退職勧奨を行えば、問題社員が退職に応じる可能性は高まると考えられます。

以上のとおり、ただ単に問題行為やその証拠を突きつけ、それを理由に退職してくれと一方的に言っても、問題社員が退職に応じる可能性は高くありません。
問題社員の退職勧奨には、①今、退職に応じれば、通常の退職より有利な退職金を得られるという経済的な動機付けと、②客観的な証拠に基づく問題社員の行為、及びそれらの行為が会社の指導にもかかわらず改善しなかったことなどを合わせて主張し、退職を促すことが重要です。

４．退職勧奨を行う時間･場所についての注意点

退職勧奨をどのような場所や時間に行うべきか相談を受けることがあります。
会社の会議室などで行っても良いのですが、就業時間外に行うと、労働時間や残業に当たるとの主張を受けることがありますので、注意してください。

また、1対1で行うと言った言わないで争いになることもあるので、複数の人間で対応する、どうしても1対1で対応する場合は、録音したり、社外の喫茶店で面会することを検討してください。

本件では、会社の担当者と、三輪知雄法律事務所の担当弁護士が同席の下、問題社員と勤務時間中に面談を行いました。担当弁護士より、問題社員のこれまでの問題行動と、それらが会社の指導にもかかわらず改善しなかったことやその証拠を提示し、最終的には、会社の提示した退職勧奨の条件を受け入れ、円満に退職していただくことができました。

５．問題社員が退職に応じる場合には、弁護士による合意書面の作成が必要

最終的には、三輪知雄法律事務所の担当弁護士が作成した合意書をその場に持参し、社員に一つ一つ条項を説明しました。社員には、担当弁護士の目の前で署名押印して、退職となりました。

合意書の内容については、事前に担当弁護士と会社とで協議し、法的に有効な退職となるように適切な条項を入れ、退職金（解決金）の支払と、離職票に会社都合退職の扱いをすること、社員の私物の返還、本件に関わる一切の事項を開示しないこと等を示談条件として記載しました。

これにより、相談者様は、法的に有効な形で問題社員に退職してもらうことができ、問題社員に関わる一切の事項が一挙に解決することができました。

６．問題社員の対応に備え、会社は就業規則の整備･確認が必要

今回のケースは、問題社員に対する退職勧奨という形で解決しましたが、降格や降給にて様子を見たい場合や解雇を検討せざるをえないような場合もあると思われます。
そういった場合には、社員の降格･降給に関する規定の整備や、規定において具体的な懲戒事由や解雇事由を定めるなど、就業規則の整備をしておくことが重要です。

そして、就業規則は目立つ場所に掲げるなどして必ず全社員に周知してください。
問題が起きてから就業規則を見たことがないとか、周知がないと反論されないように、日頃から就業規則を周知させる時間を確保し、懲戒解雇の対象になる行動を明確に伝える必要があります。
お勧めなのは、入社時の雇用契約締結の際に、その他の書類の作成や確認と合わせて、就業規則を提示し、一緒に確認しておくと、会社側の負担も少なくすみます。

７．担当弁護士からのコメントと弁護士費用　～問題社員の退職勧奨の前に、十分な方針検討と就業規則の確認･整備が必要！～

会社との綿密な打ち合わせを行います

退職勧奨を行う前に、相談者様と三輪知雄法律事務所の担当弁護士にて十分に打ち合わせを行う必要があります。

本件では、会社の社長が創業者の長男様で、創業者のお父様から急に電話があり、「明日からお前が社長をやれ」と言われて社長になったという経緯がありました。
社長様自身も、大企業でのサラリーマン時代の生活に未練があり、まだ、経営に関する覚悟がしっかりできていなかったという背景がありました。

担当弁護士と社長様でじっくり向き合って打ち合わせを行い、社長様が会社をどうしていきたいのかについて語って頂き、その方向性の下、問題となっている社員と協力して経営を行っていくことができるかどうかをじっくり考えて頂き、最終結論として、退職勧奨を行うという方針を決定して頂きました。

三輪知雄法律事務所では、このように、打ち合わせの時点では、明確な方針が決められない場合でも、想いを聞きながらじっくりと打ち合わせを行い、方針の決定から最終解決までサポートさせていただきます。

就業規則の確認･修正について

今回の相談を受け、三輪知雄法律事務所の担当弁護士が確認したところ、相談者様の会社に元々あった就業規則は、だいぶ以前に作成し、その後、修正等を行っておらず、降給や降格に関する事項が十分整備されていませんでした。

問題社員の配置変更や、給与を減らす減給の措置を取ることを検討するのであれば、その根拠として、就業規則の整備が必要となります。

今回、降給･降格に関する規定の整備を含め、三輪知雄法律事務所の担当弁護士にて就業規則の改訂を行いました。

なお、就業規則の改訂から労働基準監督署への届出手続まで、三輪知雄法律事務所では一貫して対応可能ですので、改めて会社での手続や社労士への依頼は必要ありません。

本事例の弁護士費用について

ご相談の事例において、解決まで要した期間と三輪知雄法律事務所の弁護士費用は以下のとおりとなります。

※税、実費等は別途。

※費用は、あくまで参考としてお示しするものであり、顧問契約の有無、会社の社員数、規模、ご相談内容等によっても異なりますので、詳細は法律相談の際に担当弁護士までお問い合わせください。

８．問題社員の対応を弁護士に相談するメリット

問題社員の問題に適切に対応しないと、経営全体のリスクに波及しますが、解雇や退職勧奨の方法を具体的に検討するにあたっては、紛争になった際に、最終的に裁判所でどのようなことが重視されるのかという視点をふまえる必要があります。

その視点を持った上で、問題社員の側の出方や解決に向かう姿勢、会社の職場環境や経営判断の視点を加味して、退職勧奨の方法を検討する必要があります。

また、解雇や退職勧奨は、タイミングを計って適切な対応を取らなければなりません。

三輪知雄法律事務所は、会社の事情に合わせた解雇や退職勧奨の方法に関するアドバイスを行っております。
問題社員の対応、従業員の退職にかかわるご相談はお気軽にお問合せください。

９．問題社員の対応に強い弁護士へのお問い合わせ

三輪知雄法律事務所の「問題社員の対応に強い弁護士」へのお問い合わせは、以下の「電話番号（受付時間･平日 9:00～18:00）」にお電話いただくか、下記の画像リンクからメールフォームによるお問い合わせも受け付けておりますので、お気軽にお問い合わせ下さい。

※この記事は公開日時点の法律をもとに執筆しています。